Hoje cada vez mais se faz necessário obter um controle sobre os custos que a empresa possui com relação aos seus pontos e é diante desta visão que o sistema apresenta o recurso para controle de Contratos de Pagamento. Ele permite que a empresa obtenha um controle real, podendo prever custos e programar melhor seu futuro financeiro.
Ao iniciar o controle destes contratos, deve-se elencar quais os tipos de contratos que deseja-se controlar, por exemplo:
Essa separação que chamamos no sistema de "Tipos de Contratos" devem ser cadastrados acessando a seguinte opção: Cadastros > Diversos > Tipos de Contratos.
OBS1 :a base para estes contratos é "Locais (Pgto)".
OBS2 :uma pergunta comum que ocorre nesta etapa é se não existe a possibilidade de lançar em um mesmo contrato várias dispesas relacionadas ao mesmo conjunto de pontos, apenas utilizando um tipo de contrato genérico; A resposta é SIM, pode ser feito desta forma também, mas a grande diferença em se fazer desta forma é que a empresa depois não vai conseguir obter resultados separados pelos diferentes tipos de contratos que são estabelecidos com diferentes pessoas. Esses resultados são obtidos em relatórios como:
Midias > Relatório de Contratos.
O cadastro dos Proprietários devem ser realizados acessando: Cadastros > Proprietários.
O cadastro destes Contratos de Pagamento devem ser realizados acessando: Pagar > Contratos de Pagamento.
Temos no sistema algumas modalidades diferentes que permitem um controle diferenciado sobre esses custos, são elas:
Agendados = área onde define-se os pagamentos fixos periódicos (periodicidade definida pelo operador).
Adicionais Veiculando = pagamentos que são agendados mediante a veiculação nos pontos vinculados ao contrato, podendo ser definido um percentual a ser calculado sobre o valor de veiculação ou mesmo um valor fixo por veiculação registrada.
Neste ponto é importante destacar que o sistema, independente da forma que será controlado o pagamento, trabalha com o sistema de AGENDAMENTOS FINANCEIROS (visualizados a partir da tela principal do sistema).
Abaixo é colocado o passo a passo base, para o registro destes contratos -- o fluxo de inclusão das informações:
1°) Lançamento de dados gerais do contrato: data de lançamento do contrato no sistema, Tipo de Contrato, Número, Proprietário, Período Inicial e Final do contrato.
2°) Registra-se os pontos vinculados ao contrato (pontos presentes no terreno locado), na Guia Pontos. Nesta etapa deve-se estar de posse dos códigos dos pontos ou mesmo realizar uma pesquisa pela Planilha de Locais (F12) para descobrir o código dos pontos e então informar eles ao sistema, bem como seu percentual de rateio de custos entre os pontos deste terreno.
3°) Registro dos pagamentos - se tiver valor Fixo a ser pago independente de veiculação lança na Guia Agendados.
3.1°) Havendo pagamentos conforme veiculação, acessa a Guia Adicionais Veiculando e registra cada ponto e seus respectivos valores de pagamento (escolha entre percentual ou valor fixo).
4°) Após esse fluxo de lançamento dos dados pode acessar a preencher as demais guias "Campos/Observações" e "Arquivos" com informações adicionais a respeito deste contrato que foi lançado para o sistema.
OBS: tanto na Guia de Agendados como na Guia Adicionais Veiculando o sistema exibe duas opções de visualização dos campos disponíveis para preenchimento dos dados, mas a recomendação é que siga-se o seguinte padrão (podendo usuários avançados alternar entre estas opções):
- AGENDADOS = utiliza o padrão de DETALHADO (exibe todos os campos disponíveis para lançar informações).
- ADICIONAIS VEICULANDO = utiliza o padrão de SIMPLIFICADO (exibe apenas os campos essenciais para o lançamento das informações).
O sistema oferece um controle ao usuário para que você possa determinar quando o agendamento de um pagamento está ATIVO e quanto está INATIVO. Isso serve para as situações onde temos, por exemplo, a interrupção de um contrato, onde serão interrompidos os pagamentos para esse proprietário. E esse recurso também tem a função de fazer com que os dados registrados do contrato não sejam excluidos nestas situações, ou seja, quando um contrato for encerrado e caso isso ocorra antes do tempo, basta acessar este contrato e INATIVAR os agendamentos, sem perder o histórico de dados que estão registrados.
Essa opção ela é localizada nas duas modalidades de pagamento que temos no sistema - Agendados e Adicionais Veiculando, sendo posicionados, ambos, sob a coluna denominada ATIVO, na área de lançamento destes registros (grid).
Uma questão muito importante que temos que destacar aqui é a diferença desse recurso e seu padrão em cada uma das modalidades:
Agendados = nestes o padrão desta caixa é sempre marcada (ativo), pois isto indica ao sistema que, durante todo o período do contrato, na periodicidade indicada serão gerados os agendamentos a pagar para o setor Financeiro controlar estes pagamentos.
Adicionais Veiculando = aqui o padrão é ficar desmarcada a caixa (inativo), pois estes somente serão ativados mediante as seguintes condições: dentro do período do contrato de pagamento, deve ser registrado para algum dos pontos deste contrato, o registro de um Contrato de Venda, ou seja, assim que for registrado este contrato de Venda o sistema automaticamente após validar todas as condições, vai ativar esse agendamento para aparecer ao setor Financeiro.
Para que o setor Financeiro possa visualizar estes Agendamentos a pagar, devem acessar a partir da tela principal do sistema a opção Agendamentos onde serão disponibilizados filtros de pesquisa, sendo um deles chamado de Sub-sistema onde permite a seleção da opção Pagar (Contratos), que exibe exatamente os agendamentos a pagar conforme o filtro de data aplicado sobre o calendário da tela principal do sistema.
Estes agendamentos então que o responsável pelo setor Financeiro vai transformar em lançamentos a pagar, apenas dando um duplo clique sobre eles, podendo também agrupar uma seleção de agendamentos em um único lançamento.
Para obter um controle sobre estes contratos de pagamento o sistema oferece o relatório: Mídias > Relatório de Contratos.