Faturando via Contratos
No cadastro de Contratos você irá cadastrar os contratos feitos por sua empresa com os clientes podendo lançar os itens negociados ou importar os dados de suas prévias. Este item é indicado para ser utilizado quando você, por exemplo, realizou um Orçamento/Prévia com um prazo expressivo de pagamentos e também indicando se for necessária, uma data para correção destes.
No caso do sistema LW-South a operação de contratos é bastante utilizada para empresas que trabalham com mídias de período variável, sendo que assim antes de realizar a fatura/faturamento de sua venda, realizará a importação dos dados nos contratos, ou seja, Contrato é uma etapa antes de realizar a fatura, justamente para controlar da melhor maneira sua “venda”, como já exposto acima.
Criando o meu Tipo de Contrato de Veiculação
Observação: A importação dos dados segue o mesmo modo como no faturamento.
Antes de iniciarmos o cadastro de um contrato, precisamos compreender melhor o que é a Base que nos pede no cadastro do contrato. Então, a base é pelo que vamos faturar. No caso de estar criando um contrato de manutenção ou prestação de serviço, a base será Serviço. Já no caso de contrato de Veiculação (LW South) a base será Mídias (Venda). Em seguida teremos um exemplo da criação de um tipo de contrato, este seria de veiculação.
1°. Acesse o menu Mídias > Tipos de Contratos;
2°. Selecione a Base, neste exemplo Mídias (Venda);
3°. Indique uma descrição, neste exemplo iremos colocar Contrato de Veiculação;
4°. Indique o Índice de Correção, no exemplo IGPM (este no caso o preenchimento é opcional);
5°. Indicar a periodicidade de correção, no exemplo Anual (este o preenchimento é opcional);
6°. No campo Faturar vai escolher pelo que o contrato será faturado, neste exemplo Produto+Período;
7°. Após indique o Histórico Padrão que será usado no faturamento dos contratos, em nosso exemplo será o Cobrança.
Realizando um Contrato:
Este contrato do exemplo seria um contrato de veiculação:
1° Acesse o menu através do caminho Vendas > Contratos e clique em Incluir;
2° Indique o Tipo de Contrato (lembrando que este deve ter sido criado em Mídias > Tipos de Contratos, com a base em Mídias (Venda));
3° Clique em Importar para que traga as reservas/pedidos que, ao confirmar a reserva no orçamento, tenha sido selecionado a opção Faturar Contrato Vinculado a essa Reserva;
4° Com isso abrirá a tela de Importação de Reserva, e nesta tela pode ser indicado o período e/ou cliente e após clicar em Atualizar;
5° Selecione um dos itens que deseja Importar para o contrato. Caso tenha mais itens na mesma reserva pode selecionar a opção Importar toda a Reserva/Pedido antes de selecionar o item e após ter este selecionado clique em Importar. Para melhor detalhamento sobre este item veja no Help aqui.
6° Com isso o contrato é importado com os dados colocados na prévia;
7° Na guia Itens você irá ter a relação dos itens com a quantidade e valor de cada um que importou do orçamento/prévia, ou então você manualmente irá informar os itens;
8° Na guia Faturamento revise se esta com as datas de competência (data de quando irá para o faturamento);
9° Na guia Campos/Observações informe algum dado adicional que você julgar necessário;
Com isso é finalizado o contrato e este fica disponível para ser faturado.
Realizando um Contrato Manualmente
Este contrato do exemplo seria um contrato de manutenção:
1° Acesse o menu através do caminho Vendas > Contratos;
2° Indique o Tipo de Contrato (lembrando que este deve ter sido criado em Mídias > Tipos de Contratos, com a base em Serviços);
3° Indique o cliente no campo Pessoa;
4° Indique o Período Inicial e Período Final do contrato;
5° Na guia Itens na coluna Ponto, clique nos três pontinhos e com isso abre a tela de Planilha de Locais onde posso selecionar os pontos e período (do mesmo modo como é feito na prévia):
6° Na guia Faturamento clique em Gerar Competências onde abre a tela para indicar o parcelamento, com isso apresenta os itens a serem faturados;
7° Na guia Campos/Observações informe algum dado adicional que você julgar necessário;
Com isso é finalizado o contrato e este fica disponível para ser faturado.
Revisando a Relação dos Contratos em Vigor
Você também pode visualizar a relação de contratos em andamento em um determinado período, clicando em Vendas > Relatório de Contratos.