Como utilizar Agendamentos

Utilizando os Agendamentos

Neste material iremos conferir como utilizar os Agendamentos.

O que é o recurso Agendamentos?  

Agendamentos é um recurso do sistema que irá avisá-lo periodicamente que você está com uma conta pendente (a ser paga ou a receber). Este recurso é interessante para Contas que ocorrem em determinados períodos de tempo, onde normalmente não sabemos o término da mesma. Como exemplo se pode citar as contas de Água, Luz, Aluguel do Escritório, Salários, etc.

Vale ressaltar que clientes do sistema South Mídias não utilizarão os Agendamentos para informar contas relacionadas à pontos. Estas devem ser informadas nos Contratos de Pagamento.

Agendamentos a Pagar/Receber

Para utilizar este recurso no sistema, acesse Pagar/Receber > Agendamentos.

A tela de Agendamentos é exibida.

Escolha a Empresa, o Histórico (referente ao tipo de conta que você deseja agendar), Pessoa que você vai pagar ou receber, Valor do agendamento, Data Inicial e Final do mesmo, e também não esqueça, da Frequência da conta e qual o Próximo Vencimento.

Observação: Em alguns casos não saberemos o valor e data de vencimento corretos da conta. Nestes casos, coloca-se um valor aproximado, pois pode-se tirar caso for o desejo da empresa um Relatório de Contas a Pagar e a Receber com valores projetados para um período bem a frente.

Bom, após a confirmação do cadastro do Agendamento, este vai aparecer na aba Agendamentos que fica na Tela principal do sistema, para lembrar você das suas contas a pagar/receber, periodicamente.

Transformando um Agendamento em Conta

No momento em que a conta chegar, basta acessar a aba Agendamentos da Tela principal do seu sistema, escolher, pelos filtros na lateral esquerda, quais agendamentos quer visualizar e clicar duas vezes em cima do agendamento para realizar o lançamento da conta, pois até então ela é apenas um lembrete no sistema. Utilize o Calendário também para conferir os Agendamentos da data requerida.

Vale destacar que no filtro Sub-sistema deve estar definido somente um sub-sistema para criação do lançamento.

Aparecendo o agendamento desejado, selecione-o pela caixa de seleção ou clique duas vezes sobre o agendamento desejado. Aparecerá a seguinte tela, onde será transformado o agendamento em uma conta:

Nesta tela, apenas coloque dados básicos da conta, como Número do Documento, Valor da conta e Data (se for diferente). Os demais campos não precisam ser alterados.

Agora basta confirmar a tela e está transformado o agendamento em conta. O sistema vai realizar automaticamente outro agendamento para o mês seguinte, e assim por diante, até chegar à data final do agendamento, conforme foi cadastrado inicialmente.

Importante: Caso você não gerar a conta do Agendamento, este estará sendo exibido para os demais períodos até esta operação ser realizada.

Inativando um Agendamento

Você identificou em sua empresa que não será utilizado mais algum serviço e que o lembrete desta conta não precisa mais ser alertado pelo sistema. Nestes casos, iremos inativar o agendamento.

Como faço para Inativar um Agendamento? Basta você retomar a tela do cadastro do Agendamento e na parte inferior do cadastro existirá a caixa de seleção Ativo selecionada. Desmarque esta e os demais agendamentos desta conta não serão mais apresentados pelo sistema.

Vídeo: