Como realizar adiantamento de viagens?

Adiantamento de Viagens

A operação de adiantamento de viagens pode ser usada para registro do valor liberado para viagem, bem como lançar o troco da viagem, ou ainda uma despesa que tenha sido maior que o valor do adiantamento.

Neste tutorial serão demonstradas três situações:

- Adiantamento de Viagem

- Quando volta troco para o Caixa referente ao Adiantamento de Viagem

- Quando a despesa é maior que o Adiantamento

1- Adiantamento de Viagem

Para realizar o lançamento do adiantamento de viagem siga os seguintes passos:

1°   Acesse o menu Contabilidade > Lançamentos;

2°   Inclua um novo lançamento indicando o Histórico Adiantamento de Viagem;

3°   O lançamento deverá ter o _Caixa _como conta de Saída;

4° E na conta de contra partida deve estar indicada a conta _Adiantamento de Viagens;

5°   Após somente é necessário indicar o valor do adiantamento;

6°   E informar que se trata de uma Operação de Saída/Crédito;

2- Quando volta troco para o Caixa referente ao Adiantamento de Viagem

Para realizar o lançamento de troco para o Caixa, devemos realizar os seguintes passos:

1°   Acesse o menu Contabilidade > Lançamentos;

2°   Inclua um novo lançamento indicando o Histórico Devolução de Viagem - Passagens;

3°   No campo Valor deve ser colocado o total do adiantamento;

4°   O lançamento deverá ter o _Adiantamento de Viagens _como conta de Saída;

5°   E na conta de contra partida deve estar indicada a conta _Despesas com Passagens, _e no Caixa colocar a diferença de valor;

6°   E informar que se trata de uma Operação de Saída/Crédito;

3- Quando a despesa é maior que o Adiantamento

Quando a despesa for maior que o lançamento é necessário indicar a diferença do valor da seguinte forma:

1°   Acesse o menu Contabilidade > Lançamentos;

2°   Inclua um novo lançamento indicando o Histórico Devolução de viagem-Alimentação (neste exemplo seria gasto com Alimentação, mas pode ser com passagem, ou ainda diversos, somente indique o histórico correspondente);

3°   No campo Valor deve ser colocado o total da despesa;

4°   O lançamento deverá ter o _Adiantamento de Viagem  _como conta;

5°   E na conta de contra partida deve estar indicada a conta _Alimentação _onde nesta conta se indica o valor do adiantamento

6°   E no Caixa colocar a diferença de valor (lembrando que o total tem de fechar em 100%);

7°   E informar que se trata de uma Operação de Entrada/Débito;

Vejamos alguns exemplos:

1- Na empresa LW Mídias foi liberado um adiantamento de viagem no valor de R$1.500,00 para viagem da funcionária Maria a São Paulo. Como realizo esse lançamento?

1°    Acesse o menu Contabilidade > Lançamentos;

2°   Inclua um novo lançamento indicando o Histórico Adiamento de Viagem;

3°   O lançamento deverá ter no campo Conta indicado Caixa;

4°   E na conta de contra partida deve estar indicada a conta Adiantamento de Viagens;

5°   Essas duas contas estão cadastradas no histórico para serem apresentadas desta forma;

6°   No campo Observação poderia colocar algo referenciando a que viagem se trata como, por exemplo, _Congresso São Paulo (Maria);

7°   Após somente é necessário indicar o valor do adiantamento que neste caso seria R$ 1.500,00;

8°   E informar que se trata de uma Operação de Saída/Crédito;

9°   Após somente clique em Confirma que o lançamento estará finalizado;

2- Nessa viagem realizada por Maria a São Paulo,teve um gasto de somente R$ 1.200,00, com isso tendo um troco de R$ 300,00. Como lançar essa diferença de valor, no que foi adiantado para uso com as passagens, que foi devolvida ao Caixa?

1°   Acesse o menu Contabilidade > Lançamentos;

2°   Inclua um novo lançamento indicando o Histórico Devolução de Viagem - Passagens;

3°   No campo Valor deve ser colocado o total do adiantamento, que neste caso era R$ 1500,00;

4°   O lançamento deverá ter o _Adiantamento de Viagens _como conta de Saída;

5°   E na conta de contra partida deve estar indicada a conta _Despesas com Passagens com o valor de R$ 1200,00, _e no Caixa colocar a diferença de valor, que neste exemplo é de R$ 300,00;

6°   E informar que se trata de uma Operação de Saída/Crédito;

  3- João ganhou um adiantamento da empresa para uma viagem a São Paulo no valor de R$ 100,00, para gastos com alimentação. Mas o gasto real foi de R$ 180,00. Como lançar essa diferença?

1°   Acesse o menu Contabilidade > Lançamentos;

2°   Inclua um novo lançamento indicando o Histórico Devolução de viagem - Alimentação;

3°   No campo Valor deve ser colocado o total da despesa, que neste exemplo é de R$ 180,00;

4°   O lançamento deverá ter o _Adiantamento de Viagem _como conta;

5°   E na conta de contra partida deve estar indicada a conta _Alimentação _onde nesta conta se indica o valor do adiantamento, no nosso exemplo R$ 100,00.

6°   E no Caixa colocar a diferença de valor , que é de R$ 80,00;

7°   E informar que se trata de uma Operação de Entrada/Débito;