Conciliação Bancária

A Conciliação Bancária é um comparativo entre as movimentações existentes em uma conta bancária e as existentes no controle financeiro do sistema. Sendo a consolidação dos dados algo primordial para o gerenciamento da sua empresa, este material irá explicar como a conciliação bancária proporcionará agilidade na conferencia, lançamentos das taxas, tarifas registradas e sem esquecer-se da segurança dos dados.

A Conciliação Bancária pode ser realizada de duas formas no sistema:

  1. De forma manual, através dos recursos disponíveis no sistema.
  2. Automatizada, através da conciliação com o banco via arquivo.

Como realizar a conciliação bancária de forma manual

a) Primeiramente é necessário definir à partir de qual data será iniciado a conciliação, pois para uma conciliação correta é necessário que à partir da data definida todas as movimentações realizadas no banco estejam registradas também no sistema.

b) Saber qual era o saldo da(s) conta(s) no banco no período que você escolheu para iniciar a conciliação, por exemplo, digamos que você fará a conciliação à partir de 01/01/2018, dessa forma é necessário saber qual era o saldo da conta no dia 01/01/2018. Essa informação pode ser obtida através do extrato bancário.

c) Após saber o saldo em que se encontrava a conta do banco no dia 01/01/2018 é necessário que esse mesmo valor seja lançado no sistema para o dia 01/01/2018 também, mas para isso é necessário saber qual era o saldo dessa conta no sistema no 01/01/2018. Para obter essa informação você pode acessar:

  1. Menu Contabilidade > Extrato;

  2. No campo Empresa selecione a empresa que será revisado a conta bancária;

  3. No campo Período informe 01/01/2018 a 01/01/2018;

  4. Na Conta selecione a conta do banco;

  5. Após clique em Atualizar;

No relatório, na parte destacada em vermelho, irá constar o saldo inicial do dia 01/01/2018, então você precisa verificar se o valor está maior ou menor que o saldo inicial para esse mesmo dia no banco. Para deixar os saldos iguais será necessário fazer um lançamento contábil acessando:

  1. Menu Contabilidade > Lançamentos;

  2. Nesta tela indique o histórico que deseja usar (exemplo: ajuste de saldo, onde nesse caso não é necessário os passos 3 e 4 abaixo);

  3. Indique a conta de onde saíra o valor;

  4. E indique a conta de Contra Partida que irá receber o valor;

  5. Indique se a operação será de Saída/Crédito ou Entrada/Débito;

  6. Após indique o valor do lançamento (será a diferença entre o sistema e o real, ou seja, o valor a ser lançado precisa igualar os valores do saldo do sistema com o do banco).

Se após finalizado o lançamento de ajuste o saldo final da data atual do sistema não coincidir com o do banco é necessário que seja comparado os lançamentos realizados no sistema desde a data 01/01/2018 com as movimentações contidas no extrato bancário até hoje. Esse processo é necessário para que haja uma conciliação bancária, pois qualquer movimentação realizada no banco precisará ser registrada no sistema também, caso contrário os saldos nunca irão fechar. Para fazer a comparação dos movimentos entre sistema x banco você pode utilizar o relatório de extrato do sistema (Contabilidade > Extrato) com o extrato do banco. Esse processo pode parecer muito trabalhoso, porém será feito uma única vez, visto que após será necessário apenas manter o controle financeiro diariamente.

Lembrando também que no banco será creditado os valores recebido dos clientes, então é de extrema importância que seja realizado a baixa desses lançamentos no sistema, seja por leitura do arquivo de retorno (maiores informações em: integração bancária) ou de forma manual.

Atenção:

Ressaltamos que para que a conciliação seja exata é necessário que tenha-se o controle tanto do contas a receber quanto o contas a pagar, ou seja, se houve o crédito de algum valor na conta bancária, esse mesmo valor precisa ser creditado no sistema, assim também quanto aos débitos, transferências de valores, depósitos etc. Por isso a importância de ter os lançamentos todos registrados no sistema, para que quando a movimentação ocorra no banco, você só precise realizar a operação no sistema. Lembrando que para cada ação há um histórico para utilizar, por exemplo:

  1. Para baixa de lançamentos à receber há o histórico "Baixa de Cobrança", onde no momento da baixa você pode informar a conta onde será creditado o valor ou ainda criar um histórico "Baixa de Cobrança - BB", por exemplo.

  2. Para baixa de lançamentos à pagar será feito da mesma forma como o do a receber.

  3. Para transferências, depósitos, saque será lançado os valores em Contabilidade > Lançamentos, onde será informado o histórico de acordo com a operação.

Caso você precise criar novos históricos entre em contato com o nosso suporte ou veja esse tutorial: Histórico e organização de contas.

Como realizar a conciliação bancária de forma automatizada

Chamamos de conciliação bancária automática a conciliação realizada através de um arquivo.ofx disponibilizado pelo banco. Onde através da opção Contabilidade > Conciliação Bancária será realizado a leitura do arquivo com as movimentações registradas pelo banco, podendo assim comparar as movimentações do sistema x banco através de uma única tela.

Onde em:

Convênio de Conciliação: indique o convênio de conciliação bancária cadastrado em Contabilidade > Convênios.

Arquivo de Conciliação Bancária: indique o caminho onde está salvo o arquivo que obteve junto ao banco.

Após, clique em Processar Arquivo, com isso feito será apresentado o período das informações do arquivo de conciliação e nos campos ao lado aparecerá às informações. Onde no quadro sistema apresenta como os lançamentos daquele período estão lançados no sistema e se foram encontrados na conciliação. Já no quadro banco apresenta os lançamentos realizados no banco e estará sinalizando aqueles que são diferentes do que está lançado no sistema. De acordo com a imagem apresentada acima.

Como realizar a conferência das movimentações

  • Revisando o quadro banco devemos revisar os status apresentados ao lado de cada um dos lançamentos:

a) Naqueles que constam como OK significa que o sistema e o banco possuem um registro na mesma data, com o mesmo valor e situação igual, que podem ser débito ou crédito.

b) Aqueles que estiverem como não consta estarão apresentando divergência no banco, onde no banco possui um lançamento (débito ou crédito, conforme a situação indicada e no sistema não há esse lançamento. Clique duas vezes sobre a linha apresentada na palavra não consta, em seguida abrirá a seguinte tela:

1) Criar novo lançamento: abrirá a tela de Lançamentos para que um novo lançamento seja criado.

2) Dar Baixa em lançamento existente: abrirá a tela de Registro de Operações para que seja dada baixa em lançamento já existente.

3) Incluir um Lançamento Contábil: abrirá a tela de movimentos para que movimento contábil seja lançado.

c) Os lançamentos com a informação como incluído indica onde deve ser incluído um lançamento para que o sistema e o banco fiquem conciliados. Assim nesse caso proceda exatamente como registrado no item "não consta".

d) Quando o status estiver como diferentes indica que os saldos entre sistema e banco estã divergentes, quando OK a conciliação está correta.

Não há nenhum convênio de conciliação bancária disponível em meu sistema

Caso você não tenha adquirido o módulo da conciliação bancária automática não haverá o convênio configurado em seu sistema. Para maiores informações entre em contato com o nosso setor comercial.